La gestione del progetto offre molto più che tempistica, portata e budget

Questa primavera, ho letto un articolo di Lonnie Pacelli, in cui il guru del business e del project management ha confrontato il “modo del comodino” di un medico con quello di un project manager. Mi ha colpito una corda.

Conosciamo l’importanza delle competenze trasversali. A Springthrough, li prendiamo in considerazione indipendentemente dal campo, dallo sviluppo alla finanza. Ma Pacelli sostiene che è particolarmente importante che un project manager mostri empatia con i clienti. Come project manager, vedo quel valore ogni giorno.

Gestiamo varie aspettative, costruiamo un piano di progetto per un sito Web, aiutiamo a coordinare e altrimenti determiniamo gli orari e spesso fungiamo da punto di contatto chiave sia per il cliente che per i membri del team interno.

Se non disponiamo di competenze trasversali per supportare quelle funzioni business-critical, l’esperienza dei nostri clienti ne risentirà.

Cerco di incorporare la comprensione commerciale di Pacelli della modalità comodino nelle mie interazioni con ogni cliente. Come guida per aiutarli a superare la miriade di sfide che possono sorgere durante qualsiasi progetto, il mio ruolo è quello di aiutare i nostri clienti a sentirsi il più a loro agio e sicuri possibile.

Come cliente, il lancio di qualsiasi progetto chiave in cui ti impegni con una risorsa esterna può essere uno sforzo scoraggiante. Se quel progetto comporta una notevole complessità, non vorrai che il tuo contatto chiave sembrasse freddo o calcolato. Inoltre, non vorresti qualcuno che si precipitasse attraverso ogni riunione o ti trattasse come un inconveniente in caso di domande. Pertanto, quando i project manager pensano al proprio piano di comunicazione, devono considerare come comunicano in aggiunta al programma o al processo di comunicazione.

Sfortunatamente, quando sei nel mezzo di un progetto, può essere facile trascurare il tuo modo di dormire. La gestione dei progetti è un campo estremamente guidato dai processi. È metodico. Riguardiamo il processo e gli strumenti per massimizzare tale processo. E parliamo molto di comunicazione. Definiamo con quale frequenza dovremmo comunicare. Definiamo il nostro ruolo di gestione delle aspettative attraverso comunicazioni chiare e accurate.

Ma spesso non parliamo di come facciamo sentire i clienti in questo processo – nonostante il fatto che molte persone ammetterebbero che le emozioni influenzano le nostre decisioni (affari o altro).

Lavoro spesso con i clienti su progetti complessi su larga scala – questo potrebbe includere un sito Web rinnovato per un’azienda di dimensioni aziendali. Significative risorse finanziarie sono impegnate nel progetto e ci sono molti pezzi in movimento – e persone! I progetti di questa portata richiedono che il coordinamento avvenga in diversi dipartimenti all’interno di un’azienda e, occasionalmente, con altre società terze coinvolte nel progetto. Quindi, mentre il ruolo di project manager è quello di costruire un piano di progetto per un sito Web che controlli pianificazione, budget e ambito di applicazione, il modo di comunicare è altrettanto critico.

Se stai subendo una procedura medica, vuoi un esperto nel loro campo – mentre dimostri empatia in un modo che ti guida positivamente attraverso il processo. Allo stesso modo, dal punto di vista del cliente, se stai dedicando una grande quantità di tempo, denaro ed energia a un progetto, vuoi sentirti sicuro e potenziato, non trattato come un fastidio.

Per fortuna, lavoro in un posto che non solo valorizza le buone maniere a letto, ma lo considera un requisito necessario per ogni coinvolgimento del cliente. Internamente, discutiamo spesso che il nostro comportamento dovrebbe essere quello come partner, non come fornitore. Questo è vero indipendentemente dal client, grande o piccolo. Perché non stiamo lavorando su “solo un altro progetto”, è un’iniziativa importante per il nostro cliente. La nostra comunicazione e il nostro comportamento dovrebbero riflettere tale comprensione.

Siamo in questo insieme.